Control de stock en un restaurante: cómo llevarlo paso a paso
Quedarte sin un ingrediente en pleno servicio o tirar producto caducado al final de la semana son dos caras del mismo problema: no saber con exactitud qué tienes en el almacén. El control de stock sirve para evitar las dos cosas y, de paso, para detectar dónde se te escapa el dinero.
En esta guía te explicamos cómo llevar el control de stock de un restaurante paso a paso, qué indicadores mirar y los errores más habituales.
Por qué el control de stock afecta a tu margen
El stock es dinero parado. Cada producto que se estropea, que se pide de más o que desaparece sin registrarse es coste que no se convierte en venta. Y al revés: quedarte sin producto significa platos que no puedes servir y clientes que se van con peor impresión.
Un buen control de stock te permite:
- Comprar lo que necesitas, ni más ni menos.
- Reducir la merma por caducidad y mala rotación.
- Detectar diferencias entre lo que deberías haber gastado y lo que has gastado de verdad.
- Calcular bien tus costes, porque los escandallos y el food cost dependen de saber qué consumes.
Cómo llevar el control de stock en 5 pasos
1. Haz un inventario inicial completo
Cuenta todo lo que tienes en cámaras, congeladores, almacén seco y barra, con su unidad de medida (kilos, litros, unidades) y su precio de compra. Es el punto de partida: sin un inventario fiable, todo lo demás falla.
Organiza el recuento siempre en el mismo orden (por zonas y estanterías) y hazlo cuando no haya servicio, para que nadie mueva producto mientras cuentas.
2. Define un stock mínimo para cada producto
El stock mínimo es la cantidad por debajo de la cual tienes que volver a pedir. Una forma sencilla de calcularlo:
Stock mínimo = consumo medio diario × días que tarda el proveedor en servir + stock de seguridad
El stock de seguridad es un colchón para los días de más trabajo o los retrasos del proveedor.
3. Registra todas las entradas
Cada vez que llega un pedido, compara el albarán con lo que has pedido y con lo que realmente ha llegado (cantidad, estado y precio) antes de darlo por bueno. Las diferencias que no se detectan en la recepción ya no se recuperan.
4. Aplica la rotación FIFO
FIFO significa first in, first out: lo primero que entra es lo primero que sale. Coloca el producto nuevo detrás del que ya tenías y etiqueta los envases con la fecha de entrada o de apertura. En productos perecederos conviene ir un paso más allá y priorizar lo que caduca antes, aunque haya llegado después.
5. Haz inventarios periódicos y compara
Repite el recuento con una frecuencia fija. Muchos restaurantes cuentan los productos de más valor o más rotación cada semana y el resto una vez al mes. Lo importante es que la frecuencia sea siempre la misma, para poder comparar periodos.
Consumo teórico frente a consumo real
Aquí es donde el control de stock se vuelve realmente útil. Hay dos formas de saber cuánto has gastado de un producto:
- Consumo real: inventario inicial + compras − inventario final.
- Consumo teórico: lo que deberías haber gastado según lo que has vendido y lo que lleva cada plato (sus escandallos).
Si el consumo real es bastante mayor que el teórico, hay algo que revisar: raciones más grandes de lo previsto, merma sin registrar, errores en la recepción de pedidos o pérdidas.
Ejemplo práctico: el solomillo de una semana
| Concepto | Cantidad |
|---|---|
| Inventario inicial | 8 kg |
| Compras de la semana | 20 kg |
| Inventario final | 6 kg |
| Consumo real (8 + 20 − 6) | 22 kg |
| Raciones vendidas según el TPV | 100 |
| Gramos por ración según el escandallo | 200 g |
| Consumo teórico (100 × 0,2 kg) | 20 kg |
| Diferencia | 2 kg (10 %) |
Cifras orientativas, solo para ilustrar el cálculo.
Si el solomillo cuesta 25 € el kilo, esos 2 kg son 50 € en una sola semana y en un solo producto. Multiplicado por todas las semanas del año y por el resto de la carta, la diferencia deja de ser pequeña.
Con el mismo ejemplo también puedes calcular el stock mínimo: si gastas unos 3 kg al día, el proveedor tarda 2 días en servir y quieres 2 kg de seguridad, el stock mínimo es 3 × 2 + 2 = 8 kg. Cuando bajes de ahí, toca pedir.
Errores habituales en el control de stock
- Contar a ojo. "Quedan unas dos cajas" no es un inventario. Pesa y cuenta.
- No registrar la merma. Si lo que se tira no se apunta, la diferencia entre consumo real y teórico nunca se explica.
- Aceptar pedidos sin revisar el albarán. Es la forma más fácil de pagar producto que no ha llegado.
- Cambiar la frecuencia de inventario. Si un mes cuentas a principios y otro a mediados, los datos no son comparables.
- Llevar el stock en una hoja de cálculo que nadie actualiza. Un control de stock desactualizado da una falsa sensación de seguridad.
Control de stock sin hojas de cálculo
Llevar todo esto a mano es posible, pero exige disciplina diaria y mucho tiempo de cruce de datos. Con un software de control de stock, escandallos y mermas como Onna, el inventario se controla en tiempo real, la merma de cocina se registra en segundos desde el móvil y la predicción te avisa de qué vas a necesitar antes de quedarte sin producto.