Cómo digitalizar facturas y albaranes en tu restaurante
En un restaurante entran albaranes casi a diario: el pescado, la carne, la fruta, las bebidas, la limpieza. Y a final de mes llegan las facturas, que hay que revisar, pagar y enviar a la gestoría. Cuando todo eso vive en papel, en una carpeta o en una bandeja, revisarlo cuesta horas y los errores pasan desapercibidos.
En esta guía te explicamos cómo digitalizar las facturas y albaranes de tu restaurante, cómo organizarlos y, sobre todo, cómo aprovecharlos para controlar lo que pagas.
Albarán y factura: no son lo mismo
- Albarán: el documento que acompaña la mercancía cuando llega. Sirve para comprobar qué se ha entregado, en qué cantidad y en qué estado.
- Factura: el documento que te reclama el pago. Muchos proveedores agrupan en una sola factura todos los albaranes de una semana o de un mes.
La clave de la gestión de compras está en cruzar los dos: comprobar que cada factura corresponde a albaranes que de verdad recibiste, con las cantidades y los precios acordados.
Qué ganas al digitalizarlos
- Encuentras cualquier documento en segundos, sin buscar en carpetas.
- Detectas subidas de precio de un proveedor comparando sus facturas en el tiempo.
- Compruebas que pagas lo que has recibido, cruzando cada factura con sus albaranes.
- Ahorras tiempo con tu gestoría, porque le envías los documentos ya ordenados.
- No dependes del papel, que se moja, se pierde o se traspapela en la cocina.
Cómo digitalizar facturas y albaranes en 5 pasos
1. Decide un único punto de entrada
Que todos los documentos lleguen al mismo sitio: si un proveedor manda la factura por email, otro la deja impresa con el pedido y otro la sube a su web, acabarás con documentos repartidos por todas partes. Define quién recoge cada documento y dónde se guarda.
2. Escanea en el momento de la recepción
El mejor momento para digitalizar un albarán es justo cuando llega la mercancía, después de revisarla. Una foto desde el móvil es suficiente si se lee bien: buena luz, el documento entero y sin sombras.
3. Extrae los datos, no solo la imagen
Una foto archivada es mejor que un papel perdido, pero lo útil son los datos: proveedor, fecha, número de documento, productos, cantidades, precios e impuestos. Teclearlos a mano lleva mucho tiempo, por eso hoy se usa reconocimiento automático de texto con inteligencia artificial.
4. Cruza cada factura con sus albaranes
Comprueba que cada línea de la factura corresponde a un albarán recibido y que el precio es el acordado. Es el paso que más dinero ahorra y el que más se salta cuando todo está en papel.
5. Organiza por proveedor y por periodo
Clasifica los documentos por proveedor y por mes. Así puedes ver de un vistazo cuánto le compras a cada uno, cómo evolucionan sus precios y qué facturas están pendientes de pago.
Ejemplo: una factura que no cuadra
Un proveedor de fruta envía a final de mes una factura que agrupa 4 albaranes:
| Albarán | Lo que dice el albarán | Lo que dice la factura |
|---|---|---|
| Semana 1 | 20 kg de tomate a 1,80 €/kg | 20 kg a 1,80 €/kg |
| Semana 2 | 20 kg de tomate a 1,80 €/kg | 20 kg a 1,80 €/kg |
| Semana 3 | 15 kg de tomate a 1,80 €/kg | 20 kg a 1,80 €/kg |
| Semana 4 | 20 kg de tomate a 1,80 €/kg | 20 kg a 2,10 €/kg |
Cifras orientativas, solo para ilustrar el cruce.
Cruzando la factura con los albaranes aparecen dos diferencias: 5 kg facturados de más en la semana 3 (9 €) y una subida de precio no comunicada en la semana 4 (6 €). Son 15 € en un solo proveedor y un solo producto. Revisado a mano en papel, lo normal es que pase desapercibido.
¿Puedo tirar los papeles después de digitalizarlos?
Depende. Digitalizar los documentos para gestionarlos no sustituye por sí solo la obligación de conservarlos: para destruir el papel, la digitalización tiene que hacerse con un procedimiento homologado por la Agencia Tributaria. Antes de deshacerte de ningún original, consúltalo con tu gestoría.
Errores habituales
- Escanear y olvidarse. Digitalizar sin revisar ni cruzar los datos solo cambia la carpeta de sitio.
- Fotos ilegibles. Si no se leen el importe o el número de documento, el escaneo no sirve.
- Dejar albaranes sin escanear "para luego". Al final de mes ya nadie recuerda qué llegó y en qué estado.
- No registrar las incidencias en la recepción. Si el producto llega mal y no se anota en el albarán, es difícil reclamarlo después.
Facturas y albaranes digitalizados automáticamente
Hacer todo esto a mano es posible, pero lleva tiempo cada semana. Con Onna puedes digitalizar facturas y albaranes escaneándolos desde el móvil o el PC: la inteligencia artificial extrae los datos y cruza cada factura con sus albaranes y pedidos, para que tengas proveedores, pedidos, facturas y albaranes en un mismo sitio.