Cómo hacer un cuadrante de turnos (con plantilla)
En hostelería, el cuadrante de turnos decide mucho más que quién trabaja cada día. Si hay poca gente en el momento de más trabajo, el servicio se resiente y el equipo acaba quemado. Si hay demasiada en las horas tranquilas, pagas horas que no se convierten en ventas.
En esta guía te explicamos cómo hacer un cuadrante de turnos paso a paso, qué información necesitas antes de empezar y te dejamos una plantilla semanal de ejemplo que puedes adaptar a tu negocio.
Qué es un cuadrante de turnos
Un cuadrante de turnos, o cuadrante horario, es la tabla que indica qué días y en qué horario trabaja cada persona del equipo durante un periodo, normalmente una semana o un mes. Sirve para tres cosas:
- Cubrir todos los servicios con el personal necesario.
- Que cada persona sepa con antelación cuándo trabaja y cuándo libra.
- Controlar las horas de cada empleado y el coste de personal.
Qué necesitas antes de empezar
Un buen cuadrante no se hace a ojo. Antes de repartir turnos, reúne esta información:
- Tu horario de apertura y los servicios que das (desayunos, comidas, cenas).
- Cuánto trabajo hay en cada franja. Las ventas de tu TPV por día y por hora te dicen cuándo necesitas más gente y cuándo menos.
- Las horas de contrato de cada persona y lo que marque tu convenio sobre jornada y descansos.
- Vacaciones, permisos y ausencias ya aprobados para ese periodo.
- Quién puede hacer qué: no todo el equipo de sala puede cubrir la cocina, ni al revés.
Cómo hacer un cuadrante de turnos en 6 pasos
1. Define los turnos de tu negocio
Decide qué turnos existen y su horario. Muchos restaurantes trabajan con un turno de mañana (apertura y comidas) y uno de tarde (cenas y cierre), que se solapan un par de horas para que el relevo no deje el servicio vacío.
2. Calcula cuánta gente necesitas en cada turno
Para cada día y cada turno, indica cuántas personas necesitas en cocina y en sala. Aquí es donde más ayudan los datos de ventas: si el viernes por la noche facturas el doble que el martes, necesitas refuerzo el viernes, no el martes.
3. Coloca primero las ausencias
Antes de asignar nada, marca las vacaciones, los días de libranza fijos y los permisos aprobados. Así evitas montar el cuadrante y tener que deshacerlo después.
4. Reparte los turnos
Asigna a cada persona sus turnos hasta cubrir lo que necesitas en cada servicio. Intenta que cada empleado repita el mismo tipo de turno varios días seguidos: es más fácil de organizar para todos.
5. Revisa horas y descansos
Suma las horas de cada persona y compáralas con su contrato. Comprueba que se respetan los descansos que marcan la ley y tu convenio, sobre todo entre un turno de cierre y el siguiente de apertura. Si tienes dudas, consúltalo con tu gestoría.
6. Publícalo con antelación
Comparte el cuadrante con el equipo lo antes posible y en un sitio que todos consulten. Cuanto antes se conozca, menos cambios de última hora y menos conflictos.
Plantilla de cuadrante de turnos semanal
Este es un ejemplo para un restaurante que cierra los lunes, con más trabajo el viernes y el sábado por la noche. Puedes copiar la estructura y adaptarla a tu equipo.
| Empleado | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie | Sáb | Dom |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana (cocina) | Cerrado | M | L | M | M | M | M |
| Javi (cocina) | Cerrado | T | T | L | T | T | T |
| Pablo (cocina) | Cerrado | L | M | T | T | T | L |
| Laura (sala) | Cerrado | M | M | L | M | M | M |
| Marcos (sala) | Cerrado | T | T | T | T | T | L |
| Diana (sala) | Cerrado | L | L | M | T | T | T |
M: turno de mañana (apertura y comidas). T: turno de tarde (cenas y cierre). L: libre.
Ejemplo orientativo: las horas de cada turno dependen de tu horario de apertura, de los contratos y de tu convenio.
Con este reparto, cada servicio tiene al menos una persona en cocina y otra en sala, el viernes y el sábado por la noche hay refuerzo en las dos zonas y nadie cierra de noche para abrir a la mañana siguiente.
Tipos de turnos más habituales en hostelería
- Turnos fijos: cada persona trabaja siempre en el mismo horario. Son fáciles de organizar, pero reparten peor los turnos menos deseados.
- Turnos rotativos: el equipo va cambiando de turno cada semana o cada mes, de forma que las noches y los fines de semana se reparten entre todos.
- Turno partido: una misma persona trabaja en el servicio de comidas y en el de cenas, con una pausa larga en medio. Es frecuente en restaurantes pequeños.
Errores habituales al hacer el cuadrante
- Repartir los turnos por igual todos los días, sin mirar cuándo hay más trabajo.
- Montar el cuadrante sin tener en cuenta las vacaciones ya aprobadas.
- Cambiarlo a última hora sin avisar a todo el equipo.
- No comparar el cuadrante con los fichajes reales: si lo planificado y lo trabajado no coinciden, el cuadrante no está reflejando la realidad.
- Llevarlo en una hoja de cálculo que solo tiene una persona, de forma que nadie sabe cuál es la versión buena.
Cuadrantes de turnos sin hojas de cálculo
Hacer el cuadrante a mano funciona, pero cada cambio obliga a rehacerlo y a volver a avisar a todo el equipo. Con un software de planificación de turnos y control horario como Onna, planificas los turnos sobre un calendario visual con la carga de trabajo de cada día, ves de un vistazo las vacaciones y ausencias de todo el equipo y apruebas las solicitudes desde el móvil. Además, al planificar, Onna te propone horarios según el rendimiento real de cada empleado por franja horaria, no solo por su disponibilidad.